GESTIONE CONTRATTI
PIATTAFORMA GESTIONE CONTRATTI CON FIRMA ELETTRONICA
Il modulo Procurement digitalizza la creazione e sottoscrizione dei contratti, consentendo la firma tramite OTP o firma grafometrica, in modo conforme e sicuro.
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
NUOVO CONTRATTO
Il caricamento dei contratti può avvenire manualmente o in modo automatico tramite template predefiniti. Questi modelli utilizzano campi segnaposto per l’autocompilazione, richiamando direttamente i dati dalle anagrafiche di sistema per velocizzare la creazione e ridurre gli errori.
APPROVAZIONE DOCUMENTO
Gli attori coinvolti nel processo di redazione e gestione dei documenti da firmare, possono, a seconda del ruolo che gli viene attribuito, caricare nuova documentazione, avviare nuovi processi di approvazione sul documento prima della sottoscrizione.
INTEGRAZIONE CON LA GESTIONE DOCUMENTALE
Il Modulo Procurement si integra con MDM per garantire un flusso di lavoro fluido e centralizzato. Dall’interfaccia unica è possibile generare nuovi contratti tramite template approvati, gestirne la visualizzazione, applicare firme digitali e monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento di ogni documento.
NOTIFICHE
Il sistema invia automaticamente una notifica via email al firmatario con il link diretto al documento. Per un controllo completo del processo, è possibile attivare alert personalizzati per scadenze, aggiornamenti, stato di completamento dei task e ricezione di nuove richieste.
TEMPLATE DOCUMENTO E METADATI
La creazione dei documenti avviene tramite template uniformi e approvati, basati su metadati specifici che ne definiscono tipologia, contesto e struttura. Questo sistema non solo garantisce coerenza, ma facilita l’archiviazione, la condivisione e il recupero rapido delle informazioni.
FLUSSI DI FIRMA PREDEFINITI
Personalizza il percorso di FIRMA. Definisci le persone coinvolte, l’ordine delle FIRME e le autorizzazioni richieste per ciascun passaggio, garantendo una gestione fluida ed efficiente dei documenti.
Dopo l’acquisizione delle firme il documento viene bloccato per non permettere più alcuna modifica che ne invaliderebbe la firma apposta.
RICERCA INFORMAZIONI
Il sistema offre ricerche avanzate full-text e sui metadati per rintracciare rapidamente ogni informazione nell’archivio digitale. L’accesso è garantito da un sistema di permessi granulari su titoli, classi e fascicoli, assicurando che ogni utente visualizzi esclusivamente i documenti di propria competenza.
GESTIONE VERSIONI
Gestisci le modifiche sui contratti e carica nuove versioni. Grazie ai workflow sarà possibile gestire e monitorare tutto il processo di redazione del contratto.
FIRMA OVUNQUE
Il Modulo Contratti consente di apporre una Firma Elettronica Avanzata (FEA) ovunque ti trovi, eliminando la necessità della firma autografa senza rinunciare alla validità legale. Selezionando i campi predefiniti, la firma viene applicata in pochi istanti, garantendo l’integrità e l’autenticità dei documenti in piena conformità con le normative sulla sicurezza dei dati.
MONITORING
Ogni evento e azione sul documento viene registrata in file di log visibile dall’audit del sistema. Ad esempio possono essere raccolte le azioni di caricamento del documento, presa visione, modifica e assegnazione.
CONSERVAZIONE A NORMA
I contratti firmati digitalmente saranno inviati in conservazione. È stato sviluppato un unico batch trasversale che gestisce il versamento di tutti i tipi sottoposti a conservazione.
FRONTEND E BACKEND PER GESTIRE I PROCESSI DI FIRMA
