EDITOR PROCESSI
WORKFLOW DISPONIBILI
L’Editor dei Processi consente di aggiungere nuovi workflow documentali a quelli già presenti di default nel sistema MDM, selezionabili dal modulo Processi Documentali.
Esamina
Esamina e Approva
Assegna compito
Workflow Custom
FUNZIONALITÀ PRINCIPALI
CREA NUOVO PROCESSO
Permette di iniziare da zero e progettare nuovi processi aziendali o di gestione documentale su misura.
AGGIUNGI USER TASK
Gli User Task definiscono le attività assegnate a utenti o unità organizzative per far avanzare il processo, articolandosi in quattro componenti chiave:
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Punto di Avvio: lo Start Task identifica l’inizio univoco di ogni flusso di lavoro.
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Gestione e Lettura: lo Standard Task permette la compilazione e la consultazione dei dati.
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Approvazione: l’Approve Task consente di decidere tra due rami alternativi, determinando la direzione del processo.
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Sottoscrizione Digitale: il Firma Task gestisce l’apposizione di firme digitali o elettroniche avanzate (FEA), supportando diversi certificati e modalità selezionati in fase di progettazione.
ATTIVA PROCESSO
Puoi attivare/disattivare modificare/cancellare i workflow creati.
La loro attivazione permette di integrarli all’interno del sistema documentale e di utilizzarli in modo automatico o manualmente da utenti/UO specifici.
DEFINISCI CAMPI/PROPRIETÀ
Definire Campi/Proprietà WorkFlow aggiuntivi, a quelli meramente documentali (presenti di default), da utilizzare per lo sviluppo del processo digitale che si andrà a creare
AGGIUNGI SERVICE TASK AUTOMATICI
I Service Task eseguono operazioni in background senza intervento dell’utente, ottimizzando il flusso di lavoro attraverso tre ambiti:
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Email & Protocollo: invio automatico di comunicazioni personalizzate e registrazione immediata dei documenti nel protocollo.
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Fascicolo & Script: creazione e organizzazione automatica dei fascicoli ed esecuzione di script per logiche specifiche (es. generazione ID univoci).
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Controllo del Flusso: analisi dei metadati tramite regole e condizioni per indirizzare e ramificare correttamente il workflow.
ASSOCIAZIONE AUTOMATICA AI DOCUMENTI
L’editor consente di collegare un workflow personalizzato a una specifica tipologia documentale. In questo modo, al caricamento del documento, il sistema attiva automaticamente il processo prestabilito, definendo:
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Assegnazione: quale utente o ufficio deve esaminare il documento.
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Attività: i compiti specifici da svolgere.
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SLA e Priorità: le tempistiche di scadenza e il livello di urgenza dell’attività.
SICUREZZA E CONFORMITÀ
La gestione dei processi è garantita in modo sicuro attraverso controlli di accesso univoci e autorizzazioni alle funzioni. Solo il personale autorizzato e/o determinati uffici possono visualizzare, modificare o attivare i processi.
