LIBRO FIRMA
Grazie al “Libro Firma” digitale è possibile:
- Analizzare il percorso dei documenti
- Tracciare il loro stato di avanzamento
- Calendarizzare le vidimazioni
- Configurare le approvazioni in base alla struttura gerarchica dell’azienda
- Firmare digitalmente i documenti o l’intero fascicolo con processo a norma
- Predisporre i versamenti in Conservazione per le varie tipologie documentali.
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
NUOVO DOCUMENTO
Il caricamento dei documenti può avvenire manualmente o tramite web service da applicativi esterni. In fase di inserimento, il sistema richiede la compilazione di metadati specifici (come categoria, tipologia, ID univoco, data, anagrafica e note) per l’indicizzazione. Gli utenti abilitati possono inserire nuovi documenti direttamente nel libro firma e notificare in tempo reale le modifiche apportate.
INTEGRAZIONE CON LA GESTIONE DOCUMENTALE
Il Libro Firma si integra perfettamente con la piattaforma di gestione documentale MDM, consentendo un flusso di lavoro continuo e senza interruzioni. Accedi facilmente ai documenti, aggiungi visti e firme digitali e monitora lo stato delle approvazioni, tutto da un’unica interfaccia intuitiva.
NOTIFICHE
L’assegnatario che debba vistare o firmare i documenti, riceverà una email di notifica con le informazioni sul documento e un link diretto per accedervi.
APPROVAZIONE DIGITALE
È possibile associare un percorso di approvazione digitale a interi fascicoli di file, eliminando la necessità di gestire ogni singolo documento e semplificando l’intero processo. Durante il flusso di approvazione e firma, il sistema imposta in automatico permessi di visibilità dinamici, limitando l’accesso esclusivamente a chi ha caricato i file e agli utenti esplicitamente coinvolti nel processo.
FLUSSI DI APPROVAZIONE PREDEFINITI
Personalizza il percorso di approvazione in base a delle regole automatiche. Definisci le persone coinvolte, l’ordine delle approvazioni e le autorizzazioni richieste per ciascun passaggio, garantendo una gestione fluida ed efficiente dei documenti.
SICUREZZA E CONFORMITÀ
Il modulo Libro Firma offre un ambiente sicuro per le tue operazioni di firma digitale. Tutte le firme sono supportate sul sistema di gestione documentale per essere conformi alle normative sulla sicurezza dei dati, garantendo l’integrità e l’autenticità dei documenti firmati.
PRESA VISIONE E FIRME DIGITALI
Il modulo Libro Firma consente l’inserimento di visti e firme digitali nei documenti, garantendo un’approvazione sicura e conforme alle normative vigenti. La definizione del processo di firma, permette di ottenere una tracciabilità completa nell’audit per ogni firma apposta.
GESTIONE STATI DEL LIBRO FIRMA
Per ogni stato di avanzamento dell’elaborazione del Libro FIrma corrisponderà un processo predefinito, a cui seguirà lo step successivo fino all’archiviazione e conservazione del fascicolo. Di seguito un esempio degli stati che potranno susseguirsi: Nuovo – da integrare – in approvazione – approvato – in firma – firmato – in conservazione – conservato
CONSERVAZIONE A NORMA
il documento firmato digitalmente sarà pronto per essere conservato. È stato sviluppato un unico batch trasversale che gestisce il versamento di tutti i tipi sottoposti a conservazione.
ESEMPIO FLUSSO DI LAVORO GESTIONE FIRME
