FUNZIONI TRASVERSALI
FUNZIONI INCLUSE NELLA SOLUZIONE DOCUMENTALE
ORGANIGRAMMA
Il software permette di configurare l’organigramma funzionale dell’Area Organizzativa Omogenea (AOO), mappando ruoli e permessi tramite un’interfaccia intuitiva. Attraverso la creazione di Unità Organizzative (UO) gerarchiche, è possibile riflettere l’organizzazione reale del lavoro definendo:
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Responsabilità e Ruoli: assegnazione di permessi granulari e compiti specifici a utenti o gruppi.
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Gestione Comunicazioni: associazione di account Mail e PEC dedicati per ogni unità organizzativa.
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Accesso Autorizzato: controllo totale sul titolario di classificazione, affinché ogni utente acceda solo ai documenti necessari alla propria funzione.
Principali funzionalità:
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Gestione UO: creazione, modifica e abilitazione delle Unità Organizzative (nome, ruoli, utenti e gruppi).
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Storicizzazione: tracciamento dell’evoluzione dell’organigramma nel tempo.
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Gestione Ruoli: creazione e attribuzione di ruoli specifici all’interno delle diverse unità.
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Comunicazioni Integrate: associazione di account Mail e PEC direttamente alle Unità Organizzative.
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Profilazione Avanzata: gestione dettagliata degli accessi per singoli utenti e gruppi di lavoro.
GESTIONE GRUPPI
La gestione dei gruppi semplifica la collaborazione tra gli uffici dell’organizzazione. Possono essere creati per una gestione orizzontale e non gerarchica dei ruoli e dei permessi per determinati utenti.
Per ogni gruppo possiamo, non solo profilare utenti specifici, ma settare la visibilità e la gestione di determinate caselle di posta elettronica mail o PEC, e attribuire ruoli con permessi specifici, grazie ad una interfaccia semplice ed intuitiva del sistema documentale.
ANTEPRIMA DOCUMENTI
Il software MDM permette la visualizzazione e gestione di molteplici formati (PDF, Office, EML e firme PAdES/CAdES) direttamente nel sistema. La funzione di anteprima integrata consente di operare sui documenti senza software esterni, centralizzando le attività e rendendo il flusso di lavoro più fluido ed efficiente.
ARCHIVIO DIGITALE / TITOLARIO
Il sistema permette una gestione avanzata dell’archivio digitale attraverso un Titolario di classificazione che organizza documenti e fascicoli secondo precise regole archivistiche. Per garantire la massima riservatezza, ogni livello della struttura (titolo, classe, sottoclasse) prevede permessi granulari di visibilità e gestione per utenti o uffici. Oltre ai documenti aziendali e protocollati, MDM mette a disposizione un Archivio Personale per i documenti privati dell’utente e un Archivio Condiviso per favorire la collaborazione attraverso cartelle e file comuni.
RICERCA FULL TEXT E METADATAZIONE
La ricerca avanzata ti consente di trovare rapidamente tutte le tipologie documentali gestite sul software documentale: protocolli, fatture, documenti etc. Puoi cercare sia basandoti sul contenuto effettivo dei documenti (full-text) che utilizzando i metadati associati a ciascuna tipologia documentale. Questo garantisce che nessun documento si perda e che tu possa recuperarlo con facilità.
RUBRICA AVANZATA
La Rubrica Avanzata centralizza e organizza i contatti aziendali, arricchendoli con metadati per una ricerca immediata e integrandoli con i moduli di protocollazione, fatturazione e invio PEC.
Principali Funzionalità:
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Ricerca Avanzata: filtri per campi specifici o selezione alfabetica per trovare rapidamente ogni contatto.
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Gestione Liste: creazione e organizzazione di liste contatti personalizzate.
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Editing e Pulizia: modifica delle informazioni, aggiunta di sedi e funzione di unione per i contatti duplicati.
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Privacy e Controllo: gestione della visibilità (pubblica o privata) e monitoraggio dello storico dei protocolli associati.
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Azioni Rapide: inserimento di nuovi contatti o eliminazione dei riferimenti obsoleti.
AUDIT
La funzione di Audit registra ogni attività all’interno del software documentale. Questo traccia chi ha accesso ai documenti, chi li modifica e quando. L’audit fornisce un resoconto dettagliato ai fini della sicurezza e conformità.
