La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione è una delle sfide più complesse e strategiche del nostro tempo, che mira a garantire trasparenza, efficienza e interoperabilità della macchina amministrativa.

Tra le azioni che le amministrazioni sono tenute ad adottare c’è l’adeguamento al nuovo Manuale di Gestione Documentale digitale, da completare entro il 30 giugno 2025, secondo quanto previsto dal bando AgID – Misura 1.2 del PNRR.

Il Manuale 2025 non si limita a descrivere cosa fare, ma impone alle PA di dimostrare come gestiscono il ciclo di vita dei documenti, fino alla loro conservazione, in maniera trasparente e documentata.

Il nuovo manuale dovrà includere:

• Classificazione documentale aggiornata e coerente con l’organizzazione interna;
• Un piano di fascicolazione che consenta il tracciamento completo dei documenti;
• Le modalità operative con cui i documenti vengono versati e conservati digitalmente, specificando i flussi, i formati utilizzati e le tempistiche.

Dal punto di vista organizzativo, sarà necessario:

• indicare con chiarezza i Responsabili della gestione documentale per ciascuna Area Organizzativa Omogenea (AOO);
• se presenti più AOO, designare un coordinatore;
• formalizzare il Responsabile della Gestione Documentale, e successivamente (entro giugno 2026), anche il Responsabile della Conservazione Digitale.

Un altro elemento fondamentale è l’allineamento con le nuove piattaforme pubbliche digitali come:

• SEND (Servizio Notifiche Digitali) per la gestione delle comunicazioni ufficiali;
• INAD (Indice Nazionale dei Domicili Digitali) per l’invio corretto e normato di atti e comunicazioni.

Il manuale dovrà inoltre recepire le regole aggiornate sui metadati, essenziali per garantire validità giuridica e conservabilità dei documenti nel lungo periodo.

Infine, non può mancare un riferimento all’interoperabilità: i sistemi di gestione documentale digitale dovranno essere in grado di comunicare tra loro in modo efficace, facendo uso di formati standard aperti (XML, JSON) e API per l’integrazione con altri software o piattaforme pubbliche (SPC, ANPR, eIDAS.)

In sostanza, la PA non può più trattare gestione e conservazione come fasi separate: devono essere parte dello stesso flusso digitale tracciato e verificabile.

Il nuovo Manuale di Gestione Documentale 2025 è molto più di un adempimento formale: è uno strumento per ripensare la gestione documentale in modo integrato alla conservazione digitale, non solo per rispettare le normative, ma anche semplificare la gestione, ridurre i rischi e migliorare l’efficienza interna.

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