Gli obblighi del D.Lgs. 24/2023 per aziende e PA

L’entrata in vigore del D.Lgs. 24/2023 (di recepimento della Direttiva UE 2019/1937), unitamente alle Linee Guida ANAC, impone l’adozione di un canale di segnalazione sicuro sia alla Pubblica Amministrazione sia al settore privato (organizzazioni con più di 50 dipendenti o dotate di Modello 231).

Tuttavia, con l’avvio dei controlli ufficiali e la maggiore severità degli audit, l’uso di strumenti provvisori come email aziendali o PEC viene oggi contestato e punito con sanzioni fino a 50.000 €.

Chi può segnalare e cosa può essere segnalato?

La normativa non limita più la tutela ai soli dipendenti diretti, ma la estende a chiunque graviti attorno all’organizzazione, sia durante il rapporto di lavoro che nelle fasi pre/post contrattuali:

• I soggetti: Dipendenti, collaboratori, consulenti, liberi professionisti, tirocinanti, fornitori, azionisti e componenti degli organi di amministrazione o controllo.
• L’oggetto: Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, violazioni del diritto UE, condotte fraudolente e persino fondati sospetti o attività illecite non ancora compiute, ma che si ritiene ragionevolmente possano verificarsi.

Perché le email aziendali e la PEC ti espongono a rischi

Molte organizzazioni cercano ancora di gestire le segnalazioni utilizzando caselle di posta tradizionali o moduli di contatto base. Questo approccio presenta enormi criticità che ostacolano la conformità:

• Visibilità e Tracciabilità: Le mail e le PEC lasciano tracce (metadati) che possono rivelare l’identità del mittente, gli indirizzi IP di provenienza e altri dettagli che compromettono l’anonimato.
• Accessi non controllati: le caselle di posta aziendale sono spesso accessibili a più persone (es. staff IT), aumentando il rischio di leggere, modificare o perdere le informazioni contenute nelle segnalazioni.
• Difficoltà nelle comunicazioni riservate: Mancanza di un canale protetto per richiedere chiarimenti al segnalante senza chiedergli l’email personale.

Per questo motivo, la normativa richiede l’adozione di una piattaforma informatica dedicata.

La Soluzione Software Reindex: gestione semplice, sicura e a norma

La piattaforma Segnalazioni Whistleblowing di Reindex  risolve alla radice le complessità operative e normative attraverso un’architettura digitale protetta e intuitiva.

Il sistema separa nettamente l’esperienza dell’utente da quella degli organi di controllo:

• Per il Whistleblower (Front Office): offre una procedura guidata in totale anonimato, con supporto all’invio di allegati e registrazioni vocali, oltre a un codice univoco segreto per monitorare la pratica e scambiare comunicazioni senza rivelare contatti personali.
• Per il Gestore dell’Istruttoria / Organismo di Vigilanza (Back Office): mette a disposizione una dashboard centralizzata per condurre l’istruttoria, avviare chat bidirezionali protette con il segnalante, monitorare le tempistiche di legge e gestire l’archiviazione a norma dei fascicoli riservati.

Metti a norma la tua attività ed evita i rischi sanzionatori con una piattaforma affidabile e pronta all’uso.