Nel processo di digitalizzazione documentale, la protocollazione informatica è un nodo strategico. Non si tratta solo di registrare, classificare e archiviare: è l’asse portante della tracciabilità amministrativa e della gestione sicura dei flussi documentali, riservati e non. Oggi, grazie all’integrazione dell’Intelligenza Artificiale, la procedura di protocollazione informatica può diventare non solo più veloce, ma anche più intelligente e coerente, limitando il margine di errore.

Uno degli ambiti più concreti in cui l’AI può intervenire è la classificazione intelligente e automatica dei documenti, che possono subire un processo di protocollazione informatica o essere soggetti solo ad archiviazione. Il sistema basandosi su regole di automatizzazione, addestrato su dataset documentali, può riconoscere tipologie di documenti (es. delibere, determine, ordini, fatture, contratti) e assegnare automaticamente categorie, metadati e procedere con la classificazione in cartelle prestabilite, con visibilità appropriate, anche in presenza di stili o formati diversi.

In questo modo, siamo in grado di

• Eliminare l’intervento manuale ripetitivo
• Ridurre gli errori di classificazione
• Avere maggiore uniformità nell’applicazione dei criteri archivistici e nella gestione dell’oggetto del protocollo informatico

L’AI, integrata con sistemi OCR evoluti, è in grado di estrarre informazioni chiave da file PDF, word o immagini scansionate (es. mittente, oggetto, data) e indirizzarle automaticamente agli uffici competenti e ai relativi responsabili, attivando flussi di lavoro specifici e automatizzati, che si basano su regole che stanno a monte del sistema, e seguono gerarchie di visibilità e approvazione prestabilite.

Ad esempio:
Una determina firmata digitalmente viene protocollata e, grazie all’analisi semantica dell’oggetto, viene riconosciuta come atto relativo a un progetto X e indirizzata al responsabile di quell’area per presa visione o approvazione.

Possiamo fare anche un altro esempio più complesso: una fattura elettronica ricevuta dal sistema documentale (tramite il canale SdI o PEC) viene gestita grazie all’integrazione con l’AI, che riconosce:

• che si tratta di una fattura passiva (fornitore esterno);
• il CIG e CUP presenti nei metadati;
• l’importo, l’oggetto e il riferimento all’ufficio destinatario.

La fattura non viene protocollata, ma viene:

1. assegnata automaticamente all’ufficio contabilità, che risulta responsabile del progetto indicato in fattura;
2. collegata ai documenti correlati già presenti nel sistema (es. ordine, determina, contratto);
3. inserita nel processo di approvazione da parte del responsabile economico-finanziario.

Il sistema può anche attivare un alert automatico se:

• mancano i riferimenti al progetto;
• la fattura è duplicata;
• è in contrasto con i limiti dell’impegno di spesa.

Si tratta di funzionalità che non sarebbero possibili su un sistema di gestione documentale e di protocollazione informatica classico, gestito senza l’ausilio dell’intelligenza artificiale.

Un sistema protocollazione informatica integrato con sistemi di AI, come detto nella fase introduttiva, non si limita a classificare e archiviare i documenti. Può anche identificare anomalie, suggerire azioni o anticipare le esigenze dell’ente.

Ad esempio può prevedere:

• Notifica automatica di scadenze su documenti in attesa di risposta
• Alert su protocolli duplicati o incompleti
• Suggerimenti per l’assegnazione del documento basati su precedenti gestioni simili

Consulta il nostro approfondimento su come l’AI rivoluziona anche la gestione delle PEC.

L’adozione di sistemi di protocollo potenziati dall’AI comporta benefici immediati come:

⏱ Riduzione dei tempi di protocollazione e assegnazione

📉 Diminuzione degli errori umani e delle attività manuali

📁 Omogeneità nei processi di archiviazione e tracciabilità documentale

📈 Maggiore controllo dei flussi amministrativi

Le soluzioni personalizzate che sfruttano il potenziale dell’AI, rappresentano una concreta opportunità di innovazione e portano efficienza, controllo e valore nei processi documentali di aziende e pubbliche amministrazioni.

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