CONSERVAZIONE A NORMA
Attraverso la conservazione a norma dei documenti, può essere sostituito l’archivio cartaceo, a favore della conservazione dei documenti in formato digitale, garantendone la loro immodificabilità, autenticità, affidabilità, leggibilità, reperibilità e la validità legale nel tempo.
INTEGRITÀ – IMMODIFICABILITÀ
Assicurano che un documento non venga alterato o cancellato senza autorizzazione. Per garantire che il contenuto resti identico nel tempo, si utilizzano strumenti come la firma digitale e la marcatura temporale.
AFFIDABILITÀ
Indica l’affidabilità e la coerenza dei dati o dei documenti conservati nel tempo. Un documento affidabile può essere considerato una fonte attendibile per l’informazione che contiene.
LEGGIBILITÀ – REPERIBILITÀ
Garantiscono l’accesso immediato ai documenti nel tempo. Grazie a un’organizzazione logica e a strumenti di ricerca avanzati, i dati rimangono facilmente rintracciabili e consultabili per ogni esigenza di verifica o utilizzo pratico.
AUTENTICITÀ
Rappresenta la certezza che un documento sia esattamente ciò che dichiara di essere e che la sua origine sia autentica. Un documento autentico è verificabile, garantendo che sia stato creato da una fonte autorizzata e che non sia stato alterato.
VALIDITÀ LEGALE NEL TEMPO
Garantisce che un documento conservato a norma mantenga il suo valore legale e l’efficacia probatoria nel lungo periodo. Il processo assicura la piena conformità alle normative fiscali, alla privacy e alle disposizioni vigenti, permettendone l’uso come prova certa in caso di necessità.
NORMATIVE DI RIFERIMENTO
→ Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
Il CAD (Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82), in generale, stabilisce i principi e le regole fondamentali per la gestione dei documenti informatici, compresa la conservazione a norma.
→ Regolamento europeo eIDAS
L’eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014) fornisce disposizioni specifiche relative alla firma elettronica, alle marcature temporali e alla conservazione a norma.
→ Delibere CNIPA (ora AgID)
L’Agenzia per l’Italia Digitale (ex CNIPA) ha emesso delibere e disposizioni tecniche riguardanti la conservazione digitale e la gestione dei documenti.
→ Norme tecniche e regolamenti ministeriali
Ci sono regolamenti e linee guida emessi dal Ministero per la Semplificazione e la Pubblica Amministrazione e da altre autorità competenti che offrono indicazioni dettagliate sulla conservazione a norma dei documenti elettronici.
QUALI DOCUMENTI CONSERVARE?
Come dichiarazioni dei redditi, documenti relativi alle imposte, ricevute fiscali, documenti di IVA, registri IVA.
Fatture emesse e ricevute, registrazioni contabili, documenti relativi a pagamenti, bilanci, scontrini, estratti conto bancari e altri documenti finanziari.
Come ordini di acquisto, contratti, offerte, accordi commerciali, comunicazioni con clienti e fornitori, documenti di trasporto e consegna.
Come contratti legali, accordi, atti notarili, documenti relativi a controversie legali, decisioni giudiziarie.
Come i progetti, manuali, specifiche tecniche, disegni, documenti relativi alla produzione e alla qualità.
ad es. Contratti di lavoro, documenti relativi alle risorse umane, paghe, assegni, certificati di lavoro, documenti relativi alla sicurezza sul lavoro.
Come le comunicazioni interne ed esterne, verbali di riunioni, documenti di approvazione, autorizzazioni, licenze, concessioni.
come raccomandate, PEC
