PROTOCOLLO INFORMATICO
Il Protocollo Informatico consente la dematerializzazione e la riorganizzazione dei processi amministrativi, ottimizzando gestione, classificazione e archiviazione dei documenti.
FUNZIONALITÀ PRINCIPALI
GESTIONE REGISTRO DI PROTOCOLLO
Il Protocollo Informatico rappresenta un pilastro fondamentale della gestione documentale per enti pubblici e aziende. Le sue caratteristiche distintive consentono di ottimizzare la ricezione, l’organizzazione e l’archiviazione dei documenti in modo efficace e conforme alle normative vigenti.
GESTIONE TITOLARIO
La gestione del Titolario di classificazione è obbligatoria per le PA e utile per le aziende, organizza correttamente documenti e fascicoli nell’archivio digitale. Per ogni livello del Titolario vengono attribuiti specifici permessi di visibilità e gestione a utenti o uffici, garantendo un controllo totale della riservatezza.
GENERAZIONE REGISTRI GIORNALIERI
Il sistema permette di generare registri giornalieri di protocollo, che vanno in conservazione, oltre a etichette con le informazioni di protocollo e ricevute di protocollazione.
PROTOCOLLO RISERVATO
Per garantire la massima riservatezza e un controllo d’accesso, è prassi essenziale che alcuni documenti vengano protocollati come “riservati’. Questa categorizzazione assicura che tali documenti siano gestiti con la massima attenzione, proteggendo le informazioni sensibili e limitando l’accesso solo alle persone autorizzate
REGISTRAZIONE E SEGNATURA
Registrazione e segnatura di protocollo avvengono simultaneamente per garantire l’integrità dei documenti:
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Registrazione: memorizza i metadati chiave (classificazione e assegnazione) dei flussi in entrata e uscita.
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Segnatura: inserisce i dati normativi minimi per assicurare tracciabilità e immutabilità.
ASSEGNAZIONE
Consente di assegnare i protocolli a persone o uffici in modo manuale, tramite liste prestabilite o regole automatiche, secondo tre modalità:
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per Competenza: richiede la presa in carico e la lavorazione del documento da parte dell’utente.
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per Conoscenza: richiede la sola presa visione, tracciata e notificata all’assegnatario.
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Visibilità: permette di visionare, gestire e ricercare i protocolli senza richiedere alcuna azione diretta.
CONSERVAZIONE A NORMA
I documenti vengono archiviati in conformità alle normative vigenti, assicurando la conservazione a norma dei documenti aziendali e la possibilità di recuperarli in qualsiasi momento.
SICUREZZA E CONFORMITÀ
La gestione dei documenti è garantita in modo sicuro attraverso controlli di accesso univoci e autorizzazioni alle funzioni. Solo il personale autorizzato e/o determinati uffici possono visualizzare, modificare o archiviare documenti aziendali.
CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE
La Classificazione dei documenti è obbligatoria per la gestione documentale pubblica, si applica a tutti i documenti dell’AOO (anche non protocollati), organizzandoli in fascicoli basati sulle funzioni e materie di competenza dell’ente.
ACQUISIZIONE MASSIVA DOCUMENTI
Consente di ricevere e caricare documenti (inclusi flussi PEC) singolarmente o in modalità massiva. Il sistema garantisce una registrazione immediata, manuale o automatizzata, provvedendo contestualmente all’assegnazione per competenza, conoscenza o visibilità.
ANNULLAMENTO PROTOCOLLO
Viene eseguito, indicando una motivazione dettagliata, se le informazioni non modificabili di un protocollo sono errate. L’operazione non cancella fisicamente il documento, ma ne varia lo stato all’interno del registro.
PROTOCOLLA PEC/EMAIL
Il sistema si integra con la gestione di email e PEC, permettendo di consultarle agevolmente e di inviarle in protocollazione. La procedura può interessare i messaggi ricevuti o i singoli allegati e, in caso di flussi in uscita, include in automatico le notifiche di accettazione e consegna.
COME FUNZIONA?
Case History: ATAC S.p.A. (Mobilità Roma Capitale)
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Dimensioni & Tempi: Oltre 5.000 utenti attivi con migrazione completa dal precedente sistema in soli 6 mesi.
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Moduli Integrati: Protocollo Informatico, PEC Manager, Libro Firma e Gestione Atti.
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Risultato: Creazione del repository documentale unico dell’Ente, scalabile nel tempo per nuovi moduli e processi.
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