L’entrata in vigore del Regolamento Europeo sull’Intelligenza Artificiale (AI Act – Regolamento UE 2024/1689) definisce il quadro normativo per l’adozione dell’IA in azienda e nella PA. La norma fissa regole chiare per garantire la qualità dei dati, la sicurezza dei sistemi e la centralità della decisione umana.

In Italia questo percorso si completa con il D.Lgs. 9 settembre 2026, n. 160 (in vigore dal 30 settembre 2026). Il provvedimento applica l’AI Act nell’ordinamento nazionale, chiedendo alle organizzazioni di assumere la responsabilità diretta del modo in cui gli algoritmi vengono integrati nelle attività quotidiane.

Quando l’IA entra nella gestione documentale per estrarre dati dalle PEC, protocollare atti o analizzare contratti, la priorità del Management diventa una sola: come mantenere il controllo dei flussi quando si verifica un’anomalia o un errore di elaborazione?

Per una Software House come Reindex, la risposta risiede nell’architettura software: l’automazione deve sempre essere affiancata da strumenti di tracciabilità, controllo operativo e verifica.

Ecco i 3 aspetti cruciali per governare i flussi documentali intelligenti e garantire il rispetto delle norme:

1. La supervisione umana deve essere operativa nel software

L’omessa adozione di misure di sicurezza e l’assenza di un effettivo controllo sui sistemi mettono in evidenza un limite organizzativo chiaro. Dichiarare in una procedura formale che “un operatore controlla l’IA” non è sufficiente se la procedura non trova un riscontro pratico nel software.

Il principio della supervisione umana (previsto dall’Articolo 14 dell’AI Act) deve essere integrato direttamente nell’interfaccia di lavoro tramite tre elementi:

• Trasparenza del dato: l’operatore identifica subito quali informazioni o classificazioni sono state generate dall’algoritmo
• Azione di convalida formale: prima di protocollare un documento o elaborare un documento con IA , il sistema richiede una conferma, una modifica o un rifiuto tracciabile da parte dell’utente
• Consapevolezza dell’utente: il personale viene guidato nel verificare le lavorazioni critiche, evitando che l’automazione si trasformi in una delega cieca alla macchina

2. Mappatura dei flussi nella gestione documentale e rischi 231

Con l’integrazione delle fattispecie legate all’uso scorretto dell’IA all’interno della responsabilità organizzativa dell’ente (D.Lgs. 231/2001), l’utilizzo degli algoritmi deve essere censito e governato al pari di qualsiasi altro processo critico.

Nelle aziende e nella PA, l’IA tende spesso a diffondersi in modo frammentato attraverso singoli applicativi non censiti. Per garantire un’adeguata gestione documentale, l’organizzazione deve poter rispondere a quattro quesiti fondamentali:

1. In quali processi documentali specifici (es. lettura fatture passive, smistamento PEC, assegnazione automatica di protocolli) interviene l’IA?
2. Chi sono gli utenti e quali ruoli hanno il permesso di convalidare o modificare le lavorazioni dell’algoritmo?
3. Quali attività ad alto impatto dipendono dall’elaborazione automatica?
4. Quali verifiche informatiche garantiscono l’integrità del dato prima del suo utilizzo nei gestionali?

Accorpare i flussi in una piattaforma strutturata permette di monitorare questi fattori in un unico ambiente, evitando l’uso di software non autorizzati.

3. Superare l’asimmetria informativa con la conservazione a norma dei registri

Quando un’elaborazione errata o un’anomalia genera un disservizio verso un cliente, un fornitore o un utente, chi subisce il problema non ha visibilità su ciò che è avvenuto nel software. Il D.Lgs. 160/2026 interviene su questa asimmetria, richiedendo che l’organizzazione sia in grado di mostrare la documentazione tecnica e le evidenze sui controlli svolti.

In caso di verifiche, la capacità di dimostrare di aver operato con diligenza dipende dai dati conservati nel sistema (in linea con la conservazione a norma dei registri prevista dall’Articolo 12 dell’AI Act):

• Registri di funzionamento immutabili: il software registra automaticamente ogni passaggio, ovvero il dato in ingresso, l’elaborazione eseguita dall’IA e la successiva validazione o modifica effettuata dall’operatore umano
• Dimostrazione dell’operato: disporre di registri di sistema inalterabili consente di ricostruire con esattezza lo storico delle operazioni svolte nel tempo
• Oltre la conformità teorica: la presenza di un software dichiarato conforme dal fornitore non basta a tutelare l’organizzazione se l’utilizzo quotidiano non genera evidenze informatiche consultabili

La risposta di Reindex per la gestione documentale aziendale

In Reindex sviluppiamo workflow aziendali affinché l’Intelligenza Artificiale rimanga sempre uno strumento trasparente e sotto la piena regia dell’organizzazione.

Le nostre soluzioni integrano la conformità all’AI Act e la sicurezza direttamente nel codice:

• Governance e riservatezza dei dati (Articolo 10 AI Act): l’IA lavora all’interno di ambienti dedicati e segregati, garantendo che i dati riservati dell’organizzazione non alimentino mai modelli pubblici o di terze parti
• Progettazione orientata alla trasparenza (Articolo 13 AI Act): le interfacce operative guidano l’utente nei passaggi chiave di approvazione, garantendo la centralità delle scelte umane nei flussi aziendali
• Sartoria Digitale e Interoperabilità: integriamo la gestione documentale intelligente con l’infrastruttura IT e gli ERP preesistenti, evitando blocchi operativi o formati proprietari chiusi

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