Quante ore passi a rincorrere i colleghi per una firma?

Questa è una delle domande più frequenti nelle aziende che ancora si affidano a processi manuali o frammentati. Il modulo Libro Firma digitale trasforma il caos documentale in un flusso lineare, centralizzando ogni file in un unico ambiente digitale integrato nella suite MDM.

La soluzione permette di governare l’intero ciclo di firma e approvazione del documento attraverso tre pilastri fondamentali:

1. Eliminare lo scambio di documenti e garantire la tracciabilità. Il modulo permette di abbandonare definitivamente lo scambio di documenti tramite email. Tutti i file vengono caricati, approvati e firmati in un unico posto, eliminando le perdite di tempo tra invio e risposta. Il sistema invia notifiche automatiche di avviso ai firmatari, garantendo la piena tracciabilità dello stato di avanzamento delle pratiche (da firmare, in approvazione, firmati) e del momento esatto della sottoscrizione, con operatività anche da tablet e smartphone.
2. Digitalizzare con validità legale. Il sistema garantisce la massima riservatezza e sicurezza, assicurando che ogni documento sia visibile solo agli utenti coinvolti nel processo di approvazione. L’integrità e l’autenticità dei dati sono garantite dall’utilizzo di firme elettroniche a norma (Semplice, Avanzata e Qualificata), gestibili anche in modalità massiva per ottimizzare  grandi volumi di lavoro in pochi click.
3. Dematerializzare i processi. La transizione al digitale abbatte i costi di stampa e smistamento fisico. Grazie all’integrazione nativa, i documenti firmati sono immediatamente pronti per la conservazione a norma, rendendo l’archivio digitale un asset sicuro, ordinato e facilmente consultabile, eliminando definitivamente la gestione dei faldoni cartacei.

Semplificare i processi approvativi è il primo passo verso una reale trasformazione digitale.

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