La trasformazione digitale negli enti pubblici richiede molto più dell’introduzione di nuovi strumenti: significa ripensare i processi per renderli più semplici, efficienti e tracciabili. 

È da questa esigenza che nasce il progetto sviluppato da Reindex per il Consorzio Industriale del Lazio, con l’obiettivo di trasformare la gestione delle pratiche, comprensiva della fase istruttoria, in un sistema digitale integrato ed automatizzato.

Scenario

Il Consorzio necessitava di rafforzare i processi di gestione delle pratiche, con particolare attenzione alla fase “Istruttoria“. La sfida era evolvere verso un sistema fluido, capace di migliorare l’esperienza per utenti e imprese e, allo stesso tempo, aumentare l’efficienza e il controllo interno dell’Ente.

Obiettivi

Il progetto si è concentrato su tre direttrici principali:

1. Semplificare l’interazione tra ente, utenti e imprese tramite un nuovo e moderno portale web dedicato
2. Supportare ed automatizzare la fase Istruttoria dei sotto-flussi amministrativi e tecnici, monitorando l’intero avanzamento della pratica
3. Garantire tracciabilità e coerenza operativa nel rispetto delle policy interne e della normativa applicabile

Soluzione

Reindex ha sviluppato una soluzione custom basata sulla piattaforma documentale MDM, progettata attorno ai processi specifici del Consorzio:

• Front-End evoluto: un portale web intuitivo per l’invio delle istanze, la consultazione dello stato della pratica, la gestione di eventuali richieste di integrazione, il download di documenti generati dal Consorzio e la storicizzazione delle informazioni
• Modulo “Istruttoria” e Workflow: un sistema di back-office su MDM che gestisce smistamento, assegnazione agli uffici competenti e workflow approvativi. Attori coinvolti sono il RU del procedimento, gli uffici tecnici ed amministrativi, l’ufficio protocollo.
• Automazione Documentale: integrazione di firma digitale, protocollazione, fascicolazione automatica e gestione di modelli precompilati direttamente nel sistema

Risultato

La nuova piattaforma ha trasformato concretamente la gestione operativa del Consorzio. L’intervento ha garantito un netto abbattimento delle attività manuali e dei tempi di risposta attraverso il monitoraggio totale di ogni fase del procedimento, assicurando un’interazione semplice ed immediata tra l’Ente ed il territorio.

Oltre alla nostra suite documentale, realizziamo progetti software su misura capaci di adattarsi perfettamente ai processi della tua struttura, eliminando la complessità e massimizzando l’efficienza.

Vuoi trasformare i flussi operativi della tua organizzazione?

CONTATTACI PER UNA DEMO GRATUITA